この記事は、下記の動画を文字起こしした内容となっております。
こんばんは、TKです。
今回は、仕事の生産性を爆上げするノウハウを10のテーマに分けて解説します。
参考にした本は、「ＭＢＡ生産性をあげる１００の基本」という本です。
本書はグロービス経営大学院という、有名なビジネススクールから出版されています。
この動画を最後まで見ていただければ、仕事の生産性を上げるためのノウハウを身につけることができ、日々の仕事を楽しくこなせるようになります。
少し話が逸れますが、仕事の生産性を高めるのはビジネスパーソンとしてめちゃくちゃ重要なことですよね。
でも生産性を高めるための努力をしている人って、すごく少ないという肌感覚があります。
それって、すごくもったいないことです。
実はちょっとしたノウハウを身につけるだけでも、仕事の生産性は爆上がりします。
今回ご紹介するのは普遍的で簡単に実行できるノウハウばかりなので、誰が見ても役に立つと思います。
なお、この動画は初級編のノウハウが5つ、中級編のノウハウが5つという2部構成となっております。
「生産性を高めて、周りからの評価を得たい！」「自分の時間を確保したい！」という野心を持っている方は、ぜひ最後まで見ていただいて、普段の仕事に活かせてもらえれば幸いです。
仕事の生産性・爆上げノウハウ5選・初級編
はい、では最初に初級編のノウハウを5つご紹介します。
これから紹介するノウハウはどんな仕事をしていても必ず役に立つノウハウなので、ぜひ脳に刻んで欲しいです。
具体的にこれから紹介するノウハウは、以下のとおりです。
- 目的を意識せよ
- 段取りを描こう
- 仕事を断ろう
- 巨人の肩に乗ろう
- 結果の原因を追求しよう
では、それぞれ解説します。
目的を意識せよ
初級編1つ目のノウハウは、「目的を意識せよ」です。
これは、全てのビジネスパーソンにとって最重要のノウハウと言っていいでしょう。
なぜなら、どんな仕事にも必ず目的があるからです。
新人のうちは、訳もわからず上司に任された仕事をこなしがちになります。
僕も新人時代には、とにかくやれと言われたことを処理するだけで、仕事の目的など考えていませんでした。
ただ、そのような意識ではいつまで経っても、質の高いアウトプットをすることはできません。
例えば上司から「会議に使う資料を作成してくれ」と頼まれたとします。
そのときに考えるべきは、「その会議の目的」です。
資料はあくまでも会議を進めるためのツールであり、資料を作るのが目的ではありませんよね。
例えばその会議が「労務管理ツールを導入するべきか？」というテーマで開催されるのであれば、「たくさんある労務管理ツールの比較・現時点で労務管理に掛かっているコスト・労務管理ツール導入にかかる費用」などの情報が必要だと思いつくことができますよね。
このように目的を考えた上で仕事をすると、役に立つアウトプットに時間を使え、無駄なことには時間を使わなくなるので、生産性が爆上がりします。
なのでどんな仕事をするときにも、「目的は何なんだろう？」と考える癖をつけてほしいと思います。
段取りを描こう
はい、初級編2つ目のノウハウは、「段取りを描こう」です。
仕事に取り組む前に段取りを描くことで、生産性は爆上がりします。
理由は、段取りを描くことによって、仕事を細分化することができるからです。
「仕事の細分化」という言葉がちょっとイメージしにくいかもしれませんので、もう少し詳しく説明します。
例えばこの動画を作る際にも、段取りを描いて仕事を細分化しています。
具体的には、以下のような段取りを描いています。
- 導入を作る
- 初級編のノウハウを5つ語る
- 中級編のノウハウを5つ語る
- 最後に動画の内容をまとめる
このように仕事を細分化することで、「仕事に必要な作業が明確になる」「1つ1つの仕事が小さくなり、作業に取り組む心理的負担が減る」というメリットがもたらされます。
結果として悩む時間が減り、すぐに行動できるようになるので、生産性が爆上がりするということです。
簡単にでいいので、仕事の段取りを描く癖をつけてみてください。
仕事を断ろう
はい、初級編3つ目のノウハウは、「仕事を断ろう」です。
「仕事を断るとか無理だよ！」と思われたかもしれませんが、これは重要なノウハウなので、ちょっと聞いてください。
人には必ず、不得意な仕事がありますよね？
また、得意不得意関係なく、そもそもやる必要の無い仕事もあると思います。
そんな「不得意・やる必要の無い仕事」をしていては、生産性が下がるのは明白です。
なので「不得意・やる必要の無い仕事」は思い切って断ることが必要になります。
もちろん、会社で働いていれば自分の意見が通用しない場面があるのは重々承知しています。
なのでまずは、言いやすい人からでいいので、仕事を断ってみることをおすすめします。
その際に必要なのが、「断る根拠を伝えること」です。
「その仕事は○○という理由で不得意だから」とか、「その仕事は○○という理由で不要だから」といったように根拠を述べれば、説得に応じてくれる人もいるはずです。
ただ、仕事を断るのはなかなかの勇気が必要になる行動ですので、まずは「自分の判断のみで減らせる仕事を減らしていく」のが現実的かなと思います。
巨人の肩に乗ろう
はい、初級編4つ目のノウハウが、「巨人の肩に乗ろう」です。
巨人の肩に乗るというのは、「知識やツールを利用して、効率良く物事を進めること」を意味しています。
生産性の低い人は、なんでもかんでも自己流でやってしまう癖がありますが、これは良くありません。
なぜなら、自己流でやることで不毛な時間を過ごすことにもなりかねないからです。
もちろん、自分の頭で考えて行動し、失敗するという経験も大事だと思います。
ただ、ときには外部に頼って、効率よく物事を進める柔軟さも必要です。
具体的な行動としては、「勉強すること」で巨人の肩に乗ることができます。
勉強すれば、あらゆるデータや失敗を頭にストックできますので、判断の精度が上がり、結果として生産性が爆上がりします。
おすすめのジャンルは、「健康・仕事術・歴史」です。
この3ジャンルを勉強すれば、必ず仕事の生産性が上がることをお約束します。
ただ、いくら勉強しても失敗はするので、前例が無いことは失敗する前提でチャレンジして、その後改善すればOKです。
結果の原因を追求しよう
はい、初級編5つ目のノウハウが、「結果の原因を追求しよう」です。
なぜ結果の原因を追求することで生産性が上がるのかというと、成功と失敗の本質に近づくことができ、その本質を次の行動に活かすことができるからです。
では具体例として、僕のブログについてお話しします。
僕はブログを2年間ほど書いているのですが、たくさん読まれる記事もあれば、全然読まれない記事もあります。
そこで僕は、読まれない記事が生まれる原因はなんだろう？と考えました。
そこでたどりついた原因は、「検索上位を取れていない」ということでした。
ブログ記事は基本的に、検索結果から読まれることがほとんどです。
なので検索で上位に表示されないと、ブログ記事は読まれないんですよね。
ではなぜ、検索上位を取れない記事が生まれるのか？
それは、「検索されるキーワードを意識できていない」または「記事の質が低い」からだと僕は気がつきました。
この気づきを得てからは同じような失敗をしにくくなったので、読まれる記事を書ける確率がアップしました。
このように、原因を深く追求していくことで、成功と失敗の本質に近づくことができます。
この原因の追求をやる人とやらない人では、ビジネスパーソンとしての生産性に大きな差がつくことは明白です。
経験を次に活かすためにも、結果だけに一喜一憂せず、原因を深掘りする癖をつけてほしいと思います。
初級編まとめ
はい、ここまでが「仕事の生産性を爆上げするノウハウ5選の初級編」になります。
では、ここまで解説してきた内容をサクッと振り返っていきましょう。
- 目的を意識せよ
- 段取りを描こう
- 仕事を断ろう
- 巨人の肩に乗ろう
- 結果の原因を追求しよう
以上のノウハウを意識していただければ、間違いなく仕事の生産性は爆上がりします。
特に「①目的を意識せよ」のノウハウが欠けていると、延々と無駄な仕事をやり続けるという大失敗に陥る可能性もありますので、ぜひ「①目的を意識せよ」の内容だけでも普段から意識してもらえれば幸いです
仕事の生産性・爆上げノウハウ5選・中級編
はい、では次に、中級編のノウハウを解説していこうと思います。
初級編と比べて使える範囲は限られてきますが、いずれどこかで役に立つノウハウだと確信していますので、ぜひ習得して欲しいです。
これから解説する中級編ノウハウは、以下の通りです。
- PREPで話そう
- テンプレ化しよう
- ボトルネックを潰そう
- 一石三鳥を狙おう
- 修羅場に身を置こう
では、それぞれ解説します。
PREPで話そう
中級編1つ目のノウハウが、「PREPで話そう」です。
PREPと言われても意味がわからないと思いますので、詳しく解説します。
最初と最後のPがPoint、つまり結論という意味です。
RがReason、つまり理由という意味です。
EがExample、つまり事例という意味です。
要するにPREPで話すとは、「結論→理由→事例→結論」の順番で話ましょう、ということを意味しています。
なぜこの順番で話すことを進めているかというと、話が短い時間でスムーズに伝わり、結果として生産性が爆上がりするからです。
では実際に、PREPで作った文章を今から見せますのでご覧ください。
P：私は、寝る前はスマホを遠ざけたほうがいいと考えている。
R：理由は、スマホは近くにあるだけで睡眠の質を下げるからだ。
E：小学校高学年の児童2000人にベッドの脇にスマホを置いて寝てもらったところ、スマホを側に置かなかった児童に比べて睡眠時間が21分短かったという研究結果がある。
P：だから私は、寝る前はスマホを遠ざけたほうがいいと考えている。
はい、いかがでしょうか？
主張の根拠と事例が、スッと頭に入ってきましたよね。
このPREPは、僕が小論文で大学に受かったときにも使った手法です。
資料作成やプレゼンをする際には、ぜひPREPをご活用ください。
話がスムーズに伝わり、余計な補足や質問が要らなくなるので、生産性が爆上がりするはずです。
テンプレ化しよう
はい、中級編2つ目のノウハウが「テンプレ化しよう」です。
テンプレ化とは、定期的に行う作業を仕組み化するノウハウのことを意味しています。
このテンプレ化することによって繰り返しの作業が省けるため、生産性が爆上がりします。
このノウハウは、デスクワークをしている人ならほぼ活用できるはずです。
例えば僕が経理として働いていたときは、エクセルのマクロを組んで、売上の集計作業をテンプレ化していました。
結果として、1ヶ月あたりの作業時間を10時間は短縮できたという実感があります。
また、テンプレ化は横展開できるというメリットもあります。
実際に僕はマクロを他の人に共有することで、他の人の生産性も上げることができました。
今は例としてマクロのお話をしましたが、メールの定型文を作るといった小さな取り組みでもOKです。
テンプレ化できることはどんどんテンプレ化して、作業時間を圧縮していきましょう。
ボトルネックを潰そう
はい、中級編3つ目のノウハウが、「ボトルネックを潰そう」です。
ここで言うボトルネックというのは、「仕事のスピードを下げる原因」のことを意味しています。
どんな仕事も慣れていけばスピードが上がるものですが、どうしても時間が掛かってしまい、困っている人もいると思います。
そのような場合は、仕事のスピードを下げているボトルネックを潰さなくてはいけません。
色々と方法はあるのですが、1番確実な方法は「自分じゃないとできない仕事以外は、どんどん外部に割り振ること」です。
ちなみに、ここで言う「外部」とは、職場内の人間だけのことを指しているのではありません。
例えば、外部の会社や新しいツールに頼るのでもいいですし、もっと身近な話をするならば、自炊をやめて外食に頼ることで、料理に使う時間を無くせますよね。
ちなみに僕は今フリーランスとして働いているのですが、売上や経費の計上に時間を取られたくないので、会計ソフトを使ってボトルネックを潰しています。
もしあなたの中で抱えているボトルネックがあれば、何かしらの手段で外部化をし、生産性を爆上げしていきましょう。
一石三鳥を狙おう
はい、中級編4つ目のノウハウが、「一石三鳥を狙おう」です。
要するに、「1つの行動に複数の意味を持たせましょう」ということですね。
例えばあなたが部下を持っていれば、部下に資料作成を任せることで3つの効果を狙うことができます。
その効果とは
- 資料が作られる
- 部下の育成になる
- 自分がより重要な仕事に時間を割ける
という3つの効果です。
もしあなたが資料を作成すれば、ただ資料が出来上がるだけなので、一石一鳥となってしまいます。
しかし部下に資料作成を任せることで、3つの成果が期待できるのです。
今は部下に仕事を任せる例をお話しましたが、個人でもこの発想は使えます。
例えば電車移動の時間に本を読めば、同じ時間に「移動と読書」という2つの効果が得られますよね。
このように、同時に複数の効果が得られる工夫をすることで生産性が爆上がりしますので、ぜひ覚えておいて下さい。
修羅場に身を置こう
はい、中級編5つ目のノウハウが「修羅場に身を置こう」です。
要するにこれは、「めちゃくちゃ忙しい環境に身を置いて、生産性を高めざるを得ない状況に自分を追い込もう！」という超体育会系のノウハウです（笑）。
なんともひどいノウハウですが、僕は理にかなっていると思います。
結局人間は、追い込まれないと本領を発揮できない生き物です。
どんな仕事も締め切りまで余裕があると、なかなかやる気になれませんよね。
しかし締め切りギリギリになると、とてつもない集中力が発揮されるものです。
なので忙しい環境に身を置くことは、生産性を高めるノウハウとしては結構バカにできないと思います。
ただ、会社内で仕事を増やしすぎると精神を病むなどのリスクもあるので、あまりおすすめできません。
おすすめの方法は、会社外の予定を作ることですね。
例えば週にブログを3本更新するとか、週に本を3冊読むなどの予定を作って、仕事と平行しながら取り組んでみてください。
実際に僕はサラリーマン時代に、会社で働いた後に家でブログを書くというスケジュールをこなしていました。
毎日毎日作業を詰め込んでいたことで、いろんな生産性を高めるノウハウが嫌でも身についたのは事実です。
ぜひ無理のない範囲で、忙しい日々を作ってみてください。
中級編まとめ
はい、ここまでが「仕事の生産性を爆上げするノウハウ5選の中級編」になります。
では、ここまで解説してきた内容をサクッと振り返っていきましょう。
- PREPで話そう
- テンプレ化しよう
- ボトルネックを潰そう
- 一石三鳥を狙おう
- 修羅場に身を置こう
以上のノウハウは中級編としてお話しましたが、そこまで難易度は高くないと思います。
ただ、いきなり全部やろうとすると大変なので、焦らず1つずつ取り組んでいただけたらと思います。
まとめ
はい、これで「仕事の生産性・爆上げノウハウ10選！」の解説は以上になります。
今回の解説が、あなたの生産性を爆上げする手助けとなれば幸いです。
なお、今回の内容は「ＭＢＡ生産性をあげる１００の基本」の中から10個のノウハウを厳選したものとなっております。
つまり本書には、まだ解説していない90のノウハウが詰め込まれています。
より生産性を高める旅に出たい方は、ぜひ本書をお手にとって読んでほしいと思います。
はい、では以上となります。
最後までご清聴、ありがとうございました！
